Trường đại học RMIT (Royal Melbourne Institute of Technology) là một trong những cơ sở giáo dục nổi tiếng của Úc, với danh tiếng toàn cầu về sự sáng tạo trong giảng dạy và nghiên cứu. Được thành lập vào năm 1887, RMIT hiện đã mở rộng mạng lưới ra các quốc gia như Việt Nam và Tây Ban Nha, thu hút hàng nghìn sinh viên quốc tế với môi trường giáo dục hiện đại, đa dạng và chú trọng ứng dụng thực tế.
Tại Việt Nam, RMIT đã xây dựng một cộng đồng học tập năng động và sáng tạo, giúp sinh viên phát triển toàn diện về mặt học thuật và kỹ năng xã hội. Với sứ mệnh “sẵn sàng cho tương lai,” RMIT không ngừng đầu tư vào các công nghệ và phương pháp quản lý tiên tiến để tối ưu hóa trải nghiệm học tập cho sinh viên và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Trong quá trình mở rộng và phát triển, RMIT Việt Nam phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý thông tin và điều hành quy trình hoạt động. Là một cơ sở giáo dục lớn, RMIT cần một giải pháp tích hợp giúp quản lý dữ liệu sinh viên, giảng viên, chương trình học và các phòng ban một cách hiệu quả. Các công cụ quản lý cũ không còn đủ khả năng đáp ứng tốc độ tăng trưởng của trường, và sự phân mảnh trong hệ thống dữ liệu gây khó khăn trong việc liên kết và quản lý toàn diện.
Đội ngũ quản lý của RMIT nhận thấy rằng việc sử dụng nhiều phần mềm khác nhau khiến cho quá trình trao đổi thông tin giữa các phòng ban bị chậm trễ, dẫn đến việc giảm hiệu quả hoạt động chung. Họ cần một nền tảng thống nhất, giúp tập trung dữ liệu tại một nơi duy nhất, cho phép các bộ phận dễ dàng tương tác và quản lý thông tin theo cách thông minh và tiết kiệm thời gian.
Để giải quyết những thách thức này, RMIT đã quyết định triển khai Zoho One – một nền tảng tích hợp với nhiều ứng dụng hỗ trợ quản lý quy trình tuyển sinh hiệu quả. Zoho One đã đồng hành cùng bộ phận tuyển sinh của RMIT gần một thập kỷ.
Hiện tại, Zoho hỗ trợ hơn 30 thành viên trong đội ngũ xử lý hàng trăm email và cuộc gọi mỗi ngày từ một giao diện duy nhất.
Thiết lập và chuyển đổi dễ dàng
Ấn tượng đầu tiên về Zoho One chính là giao diện thân thiện với người dùng, tích hợp nhiều tính năng hữu ích, giúp quản lý tổng thể và giảm thiểu thời gian học hỏi cho tất cả các thành viên trong đội ngũ.
Trong quá trình đào tạo ban đầu, đội ngũ đã nắm bắt khoảng 70% các tính năng chỉ sau lần hướng dẫn đầu tiên và hoàn toàn hiểu rõ hệ thống trong vòng một tuần. Điều này giúp họ cấu trúc và định nghĩa quy trình làm việc rõ ràng cho tất cả mọi người.
Hệ thống kết nối
Quy trình tuyển sinh tại RMIT bao gồm nhiều giai đoạn công việc khác nhau. Zoho One với danh mục ứng dụng đa dạng đã hỗ trợ đạt được và duy trì hoạt động mượt mà trong tuyển sinh.
- Zoho SalesIQ thu thập thông tin khách hàng từ sự tương tác của người dùng trên trang web của RMIT vào CRM.
- Zoho CRM cung cấp thông tin theo ngữ cảnh cho việc quản lý khách hàng và tài khoản.
- Zoho Campaigns gửi email tự động theo dõi thường xuyên.
- Zoho Survey thu thập phản hồi để cải thiện trải nghiệm tổng thể.
- Zoho Analytics tạo ra các báo cáo theo ngữ cảnh và dự đoán định kỳ.
- Zoho Expense quản lý hàng tồn kho, tạo hóa đơn và tối ưu hóa quy trình thanh toán.
Bảo vệ dữ liệu sinh viên
Sự riêng tư và an ninh của sinh viên là ưu tiên hàng đầu tại RMIT. Họ cần một hệ thống nhận thức được giá trị này. Với Zoho One, RMIT có thể tập trung mọi thứ trên cùng một nền tảng, giảm thiểu rủi ro rò rỉ dữ liệu khi chuyển đổi giữa các ứng dụng.
Việc sử dụng Zoho One đã mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho RMIT Việt Nam. Đầu tiên, giải pháp này đã giúp trường tăng cường hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa quy trình quản lý. Các bộ phận của RMIT có thể phối hợp một cách nhanh chóng và hiệu quả, không còn gặp phải những trở ngại về truyền đạt thông tin hay chậm trễ trong xử lý dữ liệu.
Hơn nữa, Zoho One đã giúp RMIT cải thiện trải nghiệm của sinh viên bằng cách rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao chất lượng dịch vụ. Nhờ tích hợp dữ liệu từ các phòng ban, nhà trường có thể cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho sinh viên một cách nhất quán và thuận tiện hơn. Các báo cáo từ Zoho Analytics cũng giúp đội ngũ lãnh đạo nhìn nhận và theo dõi tiến độ phát triển của trường, giúp họ điều chỉnh chiến lược kịp thời để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của sinh viên và giảng viên.
Zoho One không chỉ hỗ trợ RMIT Việt Nam tối ưu hóa hệ thống quản lý nội bộ mà còn giúp nhà trường nâng cao năng lực phục vụ sinh viên, đáp ứng yêu cầu học tập hiện đại và sáng tạo. RMIT Việt Nam hiện đã sẵn sàng tiến vào tương lai với một nền tảng công nghệ tiên tiến, giúp tạo ra môi trường học tập hoàn thiện và bền vững.
