Giới thiệu về HSB
Trường quản trị và kinh doanh Hà Nội (HSB) là một trong những cơ sở giáo dục hàng đầu tại Việt Nam, thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội. HSB nổi bật với các chương trình đào tạo chất lượng cao, từ bậc đại học đến sau đại học, bao gồm cả chương trình tiến sĩ. Trường đã nhận được nhiều chứng nhận quốc tế, trong đó có chứng nhận ACQUIN từ Đức, khẳng định chất lượng đào tạo và uy tín của mình trong lĩnh vực giáo dục.
HSB không chỉ chú trọng vào việc cung cấp kiến thức mà còn hướng đến việc phát triển kỹ năng thực tiễn cho sinh viên. Để đạt được mục tiêu này, trường cần một hệ thống quản lý dữ liệu hiệu quả để theo dõi thông tin sinh viên, kết quả học tập và các hoạt động khác liên quan.
Thách thức trong quản lý dữ liệu
Trước khi áp dụng Zoho Flow, HSB gặp phải nhiều khó khăn trong việc quản lý dữ liệu sinh viên. Dữ liệu được lưu trữ chủ yếu trên google sheets, điều này dẫn đến một số vấn đề nghiêm trọng:
- Khối lượng dữ liệu lớn: Với số lượng sinh viên ngày càng tăng, việc quản lý dữ liệu trở nên phức tạp hơn. Các bảng tính trở nên khó kiểm soát và dễ xảy ra lỗi khi nhập liệu.
- Quy trình thủ công: Việc nhập dữ liệu thủ công vào Google Sheets rất tốn thời gian và dễ dẫn đến sai sót. Nhân viên phải thường xuyên cập nhật thông tin, điều này không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc mà còn gây ra sự chậm trễ trong việc xử lý thông tin.
- Thiếu khả năng truy cập dữ liệu theo thời gian thực: Hệ thống hiện tại không cho phép HSB truy cập dữ liệu nhanh chóng và chính xác. Điều này ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định kịp thời và chính xác của ban lãnh đạo.
Với những thách thức trên, HSB rất cần một giải pháp mạnh mẽ hơn để quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.
Giải pháp Zoho Flow
Để giải quyết những thách thức trong quản lý dữ liệu, HSB đã quyết định hợp tác với i3 Network Systems. Đội ngũ này đã đề xuất một giải pháp toàn diện, bắt đầu bằng việc chuyển đổi hệ thống lưu trữ dữ liệu từ google sheets sang Zoho CRM. Bằng việc sử dụng hệ thống Zoho CRM , không chỉ giúp tổ chức và quản lý thông tin sinh viên một cách hiệu quả hơn mà còn cung cấp nhiều công cụ mạnh mẽ để phân tích và báo cáo dữ liệu.
Bên cạnh đó, để thu thập thông tin sinh viên một cách tự động và chính xác, HSB đã triển khai Zoho Forms . Ứng dụng này cho phép tạo ra các biểu mẫu trực tuyến dễ dàng, giúp sinh viên điền thông tin mà không cần phải nhập tay vào bảng tính. Khi sinh viên hoàn thành biểu mẫu, thông tin sẽ được tự động gửi đến Zoho CRM, nơi lưu trữ tất cả các dữ liệu liên quan đến sinh viên. Đồng thời, để đảm bảo an toàn dữ liệu, thông tin cũng được ghi lại trong Zoho Sheet như một bản sao lưu.
Đặc biệt, sự tích hợp giữa Zoho Forms và Zoho CRM được thực hiện thông qua Zoho Flow. Công cụ này cho phép tự động hóa quy trình làm việc mà không cần lập trình phức tạp. Nhờ đó, mọi thông tin thu thập từ biểu mẫu sẽ được cập nhật ngay lập tức trên cả hai nền tảng, giúp HSB duy trì tính chính xác và đồng bộ của dữ liệu.
Lợi ích
Việc áp dụng Zoho Flow đã mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho HSB. Trước hết, quy trình làm việc đã được tối ưu hóa hơn 70%, theo lời Tiến sĩ Hoàng Anh Tuấn – Phó Trưởng phòng Đào tạo HSB thì nhờ vào việc tự động hóa quy trình thu thập dữ liệu, nhân viên có thể dành thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng khác thay vì phải nhập liệu thủ công. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu suất làm việc của toàn bộ đội ngũ.
Hơn nữa, việc loại bỏ công đoạn nhập liệu thủ công cũng giúp giảm thiểu các sai sót liên quan đến con người. Dữ liệu được ghi lại một cách chính xác và đồng bộ giữa các hệ thống, từ đó nâng cao chất lượng quản lý dữ liệu tại trường. Sự chuyển đổi này còn cho phép ban lãnh đạo truy cập dữ liệu nhanh chóng và chính xác hơn bao giờ hết. Nhờ đó, họ có thể ra quyết định kịp thời dựa trên thông tin hiện tại.
Bên cạnh đó, khả năng tạo ra các báo cáo dễ dàng và nhanh chóng đã giúp HSB theo dõi tiến độ học tập của sinh viên một cách hiệu quả hơn. Từ đó, trường có thể cải thiện chất lượng giáo dục và nâng cao trải nghiệm học tập cho sinh viên. Sự thành công từ giải pháp này không chỉ mang lại lợi ích cho HSB mà còn góp phần vào sự phát triển chung của nền giáo dục Việt Nam trong kỷ nguyên số.
Sự chuyển đổi sang Zoho Flow đã đánh dấu một bước tiến lớn trong việc quản lý dữ liệu tại Trường Đại học quản trị và kinh doanh Hà Nội. Không chỉ đơn thuần là cải thiện quy trình làm việc, giải pháp này còn mở ra cơ hội mới cho trường trong việc nâng cao chất lượng giáo dục.
HSB hiện đang dẫn đầu trong việc áp dụng công nghệ mới để tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao trải nghiệm học tập cho sinh viên. Sự thành công từ giải pháp này không chỉ mang lại lợi ích cho trường mà còn góp phần vào sự phát triển chung của nền giáo dục Việt Nam trong kỷ nguyên số.
Từ những thành công đạt được từ việc sử dụng Zoho Flow, HSB hy vọng sẽ tiếp tục mở rộng ứng dụng công nghệ trong các lĩnh vực khác nhằm phục vụ tốt hơn cho nhu cầu ngày càng cao của sinh viên và giảng viên trong tương lai.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tối ưu để quản lý dữ liệu và tự động hóa quy trình làm việc cho tổ chức của mình, hãy liên hệ với Dxforce – đối tác chính thức của Zoho tại Việt Nam. Với kinh nghiệm dày dặn trong việc triển khai các giải pháp Zoho, Dxforce sẽ giúp bạn tận dụng tối đa các công cụ như Zoho Flow, Zoho CRM và Zoho Forms để nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
