Rất nhiều doanh nghiệp Việt hiện nay vẫn sử dụng các ứng dụng nhắn tin cá nhân như Zalo, Messenger hay Telegram để thay thế cho công cụ trao đổi công việc chính. Tiện lợi ban đầu có thể thấy ngay nhưng những rủi ro về quản trị sau này như thất lạc tài liệu, rò rỉ dữ liệu nội bộ hay mất thông tin khách hàng khi có biến động nhân sự lại giống như một “quả bom hẹn giờ”.
Để giải quyết bài toán này, doanh nghiệp cần một không gian làm việc tập trung, bảo mật và được thiết kế chuyên biệt. Zoho Cliq chính là giải pháp đáp ứng các tiêu chuẩn đó. Trong bài viết ngày hôm nay, Dxforce sẽ cùng bạn phân tích chi tiết ưu điểm của nền tảng này khi ứng dụng vào quy trình vận hành.
Trải nghiệm hệ thống Zoho Cliq miễn phí cho doanh nghiệp tại đây.
Tổng quan khái niệm về Zoho Cliq
Zoho Cliq là phần mềm giao tiếp nội bộ và cộng tác nhóm theo thời gian thực (Real-time collaboration) được phát triển bởi tập đoàn công nghệ Zoho.
Không chỉ dừng lại ở một ứng dụng nhắn tin thông thường, Zoho Cliq còn cung cấp cho doanh nghiệp một không gian làm việc tập trung, cho phép đội ngũ nhân sự trao đổi văn bản, gọi thoại, họp trực tuyến, chia sẻ các tệp tin hay quản lý tiến độ công việc đa nền tảng. Từ website, desktop app trên Windows/Mac và cả Mobile app trên iOS/Android.
Doanh nghiệp nào nên sử dụng Zoho Cliq?
Được thiết kế đáp ứng linh hoạt nhu cầu của nhiều quy mô tổ chức khác nhau, đặc biệt với các dạng mô hình doanh nghiệp như
Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs)
Zoho Cliq sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho các SMEs đang tìm kiếm một công cụ giao tiếp chuẩn doanh nghiệp, có khả năng phân quyền rõ ràng với một ngân sách tối ưu hơn các giải pháp tương tự như Slack hay Microsoft Teams.
Đội ngũ làm việc từ xa (Remote) hoặc kết hợp (Hybrid)
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp của bạn muốn đảm bảo sự kết nối thông suốt giữa các nhân sự ở nhiều địa điểm, vị trí địa lý khác nhau thì Zoho Cliq cũng là câu trả lời dành cho bạn. Zoho cliq sẽ thông qua hệ thống họp trực tuyến và chia sẻ màn hình độ trễ thấp để chinh phục bạn.
Doanh nghiệp đang ứng dụng hệ sinh thái Zoho
Cuối cùng, các doanh nghiệp đang sử dụng hệ sinh thái của Zoho thì càng nên triển khai Zoho Cliq. Phần mềm này tích hợp liền mạch với Zoho CRM, Zoho Desk, Zoho Workplace để đồng bộ toàn bộ luồng dữ liệu và thông báo nội bộ.
Ưu và nhược điểm của giải pháp Zoho Cliq
Để doanh nghiệp của bạn có cái nhìn khách quan hơn trước khi triển khai, chúng tôi xin tổng hợp ưu nhược điểm của nền tảng như sau:
Ưu điểm
- Khả năng kiểm soát dữ liệu tuyệt đối (Admin Control): Cụ thể, quản trị viên sẽ nắm toàn quyền cấp phát hoặc thu hồi quyền truy cập. Khi nhân sự có thay đổi, doanh nghiệp sẽ bảo vệ được thông tin, dữ liệu khách hàng.
- Lưu trữ tài liệu tập trung và lâu dài: Với Zoho Cliq, tình trạng tệp tin bị xoá tự động sau một khoảng thời gian như trên các ứng dụng chat cá nhân sẽ được khác phục triệt để.
- Tối ưu hóa chi phí vận hành: Zoho Cliq còn cung cấp phiên bản miễn phí cho nhóm nhỏ và các gói trả phí với mức phí cực cạnh tranh trên thị trường SaaS hiện nay.
Hạn chế
Do có nhiều tính năng quản trị chuyên sâu nên nhân sự sẽ có thể mất một khoảng thời gian ngắn để làm quen với giao diện và cấu trúc kênh. Tuy nhiên bạn hoàn toàn yên tâm, hạn chế này sẽ được đội ngũ chuyên gia của Dxforce hỗ trợ thiết lập và đào tạp trong quá trình triển khai.
7 tính năng cốt lõi của nền tảng Zoho Cliq
Tổ chức hệ thống kênh (Channels) khoa học
Tính năng đầu tiên của Zoho Cliq chính là khả năng hệ thống kênh khoa học. Thay vì quản lý hàng loạt các nhóm chat rời rạc, Zoho Cliq cho phép bạn thiết lập luồng thông tin qua các Kênh (Channels). Admin có thể phân chia kênh theo phòng ban, dự án cụ thể hoặc theo cấp bậc quản lý. Điều này sẽ giúp nhân sự chỉ tiếp nhận các thông tin liên quan trực tiếp đến công việc của mình, từ đó giảm thiểu tình trạng nhiễu thông tin.
Khởi tạo cuộc gọi và họp trực tuyến nhanh chóng
Không cần sử dụng phần mềm của bên thứ ba, Zoho Cliq cho phép người dùng thiết lập cuộc gọi thoại hoặc video chất lượng cao trực tiếp ngay trên khung chat. Cùng với đó, hệ thống còn hỗ trợ tính năng chia sẻ màn hình (Screen sharing) và bảng trắng (Whiteboard), tối ưu cho các buổi họp nhóm từ xa.
Tự động hóa với Trợ lý ảo (Taz) và Hệ thống lệnh (Commands)
Bên cạnh tính năng họp trực tuyến thì tự động hoá với trợ lý ảo cũng là tính năng cốt lõi của Zoho Cliq. Trợ lý Taz sẽ hỗ trợ chuyển đổi tin nhắn thành các tác vụ (Task) và cài đặt nhắc nhở tự động. Ngoài ra, hệ thống câu hệ Slash cũng cho phép nhân sự thao tác nhanh, ví dụ như truy xuất báo cáo từ CRM ngay bên trong cửa sổ trò chuyện.
Khả năng tích hợp mở rộng (Integration)
Zoho Cliq còn có khả năng kết nối đồng bộ với toàn bộ hệ sinh thái Zoho. Đồng thời, nền tảng hỗ trợ tích hợp với hàng loạt ứng dụng quản trị phổ biến của bên thứ ba như Google Drive, Trello, Mailchimp, Dropbox,… giúp liền mạch hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp.
Có thể bạn cũng quan tâm
Tối ưu hiệu suất và chi phí vận hành với hệ sinh thái Zoho Service Plus
Phân luồng thảo luận (Threads)
Người dùng cũng có thể tách các tin nhắn thành một luồng (Thread) riêng biệt nếu muốn phân tích sâu một chủ đề cụ thể. Tính năng này đảm bảo không gian thảo luận chuyên môn không làm gián đoạn mạch thông tin chính của toàn phòng ban.
Lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu thông minh
Tiếp theo, Zoho Cliq cũng cho phép truyền tải và lưu trữ an toàn các tệp tin dung lượng lớn. Tất cả dữ liệu dược lập chỉ mục tự động, kết hợp với bộ lọc tìm kiếm nâng cao, giúp việc truy xuất tài liệu từ nhiều tháng trước một cách nhanh chóng.
Tùy biến giao diện linh hoạt
Đặc biệt, hệ thống hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt hoàn chỉnh. Người dùng hoàn toàn có thể tùy chỉnh chế độ hiển thị (Sáng/Tối) và ghim (Pin) các nhóm hoặc cá nhân quan trọng lên đầu để ưu tiên hiển thị.
So sánh cấu trúc quản trị: Zoho Cliq, Zalo và Slack
Để giúp doanh nghiệp dễ dàng hình dung sự khác biệt giữa các nền tảng, Dxforce tổng hợp bảng đánh giá cấu trúc quản trị cốt lõi dưới đây:
| Tiêu chí đánh giá | Zoho Cliq | Zalo | Slack |
| Mục đích thiết kế | Doanh nghiệp (B2B) | Cá nhân / Bán lẻ (B2C) | Doanh nghiệp (B2B) |
| Quyền kiểm soát (Admin Control) | Tuyệt đối. Admin có quyền cấp phát hoặc thu hồi tài khoản/dữ liệu chỉ với 1 chạm. | Không có. Dữ liệu và lịch sử chat thuộc quyền sở hữu của tài khoản cá nhân. | Tuyệt đối. Admin quản lý toàn quyền tương tự Zoho Cliq. |
| Lưu trữ tài liệu | Lâu dài. Tệp tin được mã hóa và lưu trữ đồng bộ trên Cloud nội bộ. | Ngắn hạn. File tự động bị vô hiệu hóa/xóa sau một khoảng thời gian. | Lâu dài. Lưu trữ trên Cloud bảo mật. |
| Cấu trúc không gian làm việc | Phân chia Kênh (Channels) và Luồng (Threads) chuyên sâu, khoa học. | Chỉ tạo được các Nhóm chat (Group) chung, dễ trôi tin nhắn. | Phân chia Kênh (Channels) và Luồng (Threads) chuyên sâu. |
| Chi phí vận hành | Rất tối ưu. Mức giá cực kỳ thân thiện với ngân sách doanh nghiệp Việt Nam. | Miễn phí (Tuy nhiên đi kèm rủi ro thất thoát dữ liệu cực kỳ lớn). | Khá cao. Chi phí đắt đỏ (Từ 7.25 USD/user/tháng). |
Hướng dẫn đăng kí tài khoản Zoho Cliq cơ bản
Để bắt đầu số hóa quy trình giao tiếp nội bộ, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện 3 bước cơ bản:
- Bước 1 – Đăng ký tài khoản: Truy cập [Liên kết Đăng ký] và nhập thông tin doanh nghiệp để khởi tạo Không gian làm việc (Workspace).
- Bước 2 – Thiết lập và mời thành viên: Quản trị viên tiến hành tạo các kênh (Ví dụ: #Phong_Kinh_Doanh, #Du_An_A) và gửi lời mời tham gia đến email của đội ngũ nhân sự.
- Bước 3 – Triển khai sử dụng: Nhân sự tải ứng dụng trên máy tính hoặc điện thoại, đăng nhập và bắt đầu quy trình trao đổi công việc chuyên nghiệp.
Tại sao nên triển khai Zoho Cliq thông qua đối tác ủy quyền Dxforce?
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự thiết lập tài khoản trực tiếp từ hệ thống của Zoho, tuy nhiên chúng tôi khuyên bạn nên hợp tác thông qua Dxforce – Đối tác ủy quyền chính thức của Zoho tại Việt Nam bởi nhiều giá trị gia tăng thiết thực như:
- Tư vấn kiến trúc hệ thống: Với đội ngũ chuyên gia, chúng tôi sẽ hỗ trợ, phân tích và thiết lập sơ đồ kênh cùng phân quyền Quản trị viên tối ưu nhất cho tình hình thực tế doanh nghiệp của bạn.
- Hỗ trợ kỹ thuật chuyên biệt: Quy trình hỗ trợ 1:1 bằng tiếng Việt giúp rút ngắn tối đa thời gian xử lý sự cố, không bị gián đoạn bởi rào cản ngôn ngữ hay múi giờ.
- Hỗ trợ xuất hóa đơn VAT hợp lệ: Chúng tôi cũng có cung cấp đầy đủ chứng từ và hóa đơn VAT, giúp doanh nghiệp hợp thức hóa chi phí công nghệ vào chi phí vận hành hợp pháp theo quy định tại Việt Nam.
👉 Liên hệ Dxforce để nhận tư vấn cấu trúc hệ thống và báo giá chi tiết.
Việc chuyển đổi số trong doanh nghiệp cần bắt nguồn từ việc chuẩn hóa những quy trình cốt lõi nhất, đương nhiên phải bao gồm cả giao tiếp nội bộ. Với Zoho Cliq, đây không chỉ là một phần mềm nhắn tin, mà còn là một nền tảng quản trị luồng thông tin chuyên nghiệp, an toàn và hiệu quả doanh nghiệp của bạn không nên bỏ qua.
