Khi bối cảnh kinh tế toàn cầu cạnh tranh ngày càng gay gắt, phần mềm HRM đã trở thành công cụ chiến lược không thể thiếu đối với doanh nghiệp hiện đại. Hệ thống này giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình quản lý nhân sự, từ đó tạo ra sự minh bạch và hiệu quả trong việc quản lý nguồn nhân lực.
Đặc biệt, trong thời đại làm việc từ xa và hybrid becoming phổ biến, phần mềm HRM càng thể hiện vai trò quan trọng trong việc kết nối và quản lý nhân viên một cách hiệu quả, bất kể họ làm việc ở đâu.. Hãy cùng Dxforce tìm hiểu chi tiết về giải pháp công nghệ này trong bài viết dưới đây nhé !
Phần mềm HRM là gì?
Phần mềm HRM (human resource management) là hệ thống quản lý nhân sự tích hợp, được thiết kế để tự động hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
Đây không đơn thuần là công cụ lưu trữ hồ sơ nhân viên mà còn là nền tảng toàn diện, hỗ trợ từ khâu tuyển dụng, đào tạo, phát triển đến đánh giá và giữ chân nhân tài. Hệ thống này đóng vai trò như một trợ lý ảo đắc lực cho bộ phận nhân sự, giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý.
Những lợi ích của phần mềm HRM trong doanh nghiệp
Phần mềm HRM đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển đáng kể. Mỗi giai đoạn phát triển đều đánh dấu những bước tiến quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, từ tự động hóa các công việc thủ công đến phân tích dự đoán và ra quyết định dựa trên dữ liệu. Do đó nó có rất nhiều lợi ích nổi bật như :
Tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự
Phần mềm HRM mang lại sự chuyển đổi toàn diện trong cách thức quản lý nhân sự. Thay vì phải xử lý hàng loạt công việc thủ công tốn thời gian, hệ thống tự động hóa các quy trình từ tuyển dụng, onboarding đến offboarding. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong mọi quy trình.
Ví dụ, quy trình onboarding nhân viên mới có thể được rút ngắn từ vài ngày xuống còn vài giờ, với các bước được tự động hóa như tạo email công ty, cấp quyền truy cập hệ thống, và gửi các tài liệu cần thiết.
Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành
Việc áp dụng phần mềm HRM mang lại lợi ích đáng kể về mặt tài chính cho doanh nghiệp. Theo nghiên cứu, các công ty sử dụng HRM có thể tiết kiệm từ 20-30% chi phí quản lý nhân sự so với phương pháp truyền thống.
Chi phí này được tiết kiệm thông qua việc giảm thiểu sai sót trong tính lương, tự động hóa quy trình giấy tờ, và tối ưu hóa thời gian làm việc của nhân viên HR. Đặc biệt, với các doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tiết kiệm này có thể lên đến hàng trăm triệu đồng mỗi năm.
Nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định
Phần mềm HRM cung cấp công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ, giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định dựa trên số liệu thực tế. Hệ thống theo dõi và phân tích các chỉ số KPI quan trọng như tỷ lệ nghỉ việc, hiệu suất làm việc, chi phí tuyển dụng một cách tự động và chính xác.
Thông qua các dashboard trực quan và báo cáo chi tiết, lãnh đạo có thể nắm bắt tình hình nhân sự một cách toàn diện và đưa ra các quyết định chiến lược kịp thời.
Cải thiện trải nghiệm nhân viên
HRM hiện đại đặt trọng tâm vào việc nâng cao trải nghiệm của nhân viên. Thông qua các portal tự phục vụ, nhân viên có thể dễ dàng truy cập thông tin cá nhân, đăng ký nghỉ phép, xem bảng lương và tham gia các khóa đào tạo trực tuyến.
Điều này không chỉ tạo sự thuận tiện mà còn giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và trao quyền trong công việc. Kết quả khảo sát cho thấy các công ty sử dụng HRM có tỷ lệ hài lòng của nhân viên cao hơn 25% so với các công ty không sử dụng.
Tăng cường tuân thủ pháp lý
Trong môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp, việc tuân thủ các quy định pháp lý về lao động là yêu cầu bắt buộc với mọi doanh nghiệp. Phần mềm HRM giúp tự động hóa việc theo dõi và cập nhật các quy định mới, đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ luật lao động, thuế và bảo hiểm xã hội.
Hệ thống cũng lưu trữ đầy đủ hồ sơ và lịch sử thay đổi, giúp doanh nghiệp dễ dàng đối phó với các cuộc kiểm tra và audit.
Tính năng nổi bật của HRM
Quản lý thông tin nhân sự tập trung
Tính năng này cho phép doanh nghiệp xây dựng một cơ sở dữ liệu nhân sự tập trung và toàn diện. Mọi thông tin từ hồ sơ cá nhân, quá trình công tác, bằng cấp chứng chỉ đến các chế độ phúc lợi đều được số hóa và lưu trữ một cách có hệ thống.
Điều đặc biệt là hệ thống cho phép phân quyền truy cập chi tiết, đảm bảo thông tin chỉ được xem và chỉnh sửa bởi những người có thẩm quyền. Nhân viên cũng có thể tự cập nhật thông tin cá nhân thông qua portal, giảm tải công việc cho bộ phận HR.
Tự động hóa quy trình tuyển dụng
Module tuyển dụng trong HRM là một giải pháp toàn diện, tự động hóa toàn bộ quy trình từ đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ đến phỏng vấn và onboarding. Hệ thống tích hợp các công cụ AI để phân tích CV, đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí công việc.
Quy trình phỏng vấn được số hóa với lịch phỏng vấn tự động, đánh giá ứng viên trực tuyến và theo dõi tiến độ tuyển dụng realtime.
Kết quả là thời gian tuyển dụng được rút ngắn đáng kể, trong khi chất lượng ứng viên được cải thiện nhờ quy trình đánh giá khách quan và chuyên nghiệp.
Hệ thống chấm công và tính lương thông minh
Đây là một trong những tính năng được sử dụng thường xuyên nhất của HRM. Hệ thống tích hợp nhiều phương thức chấm công hiện đại như quét vân tay, nhận diện khuôn mặt, GPS check-in cho nhân viên làm việc từ xa.
Dữ liệu chấm công được đồng bộ trực tiếp với module tính lương, tự động tính toán lương, thưởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ theo quy định.
Hệ thống cũng tự động tạo phiếu lương điện tử và báo cáo thuế, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình tính lương.
Đánh giá hiệu suất và phát triển nhân tài
Module đánh giá hiệu suất trong HRM cho phép thiết lập và theo dõi KPI một cách hệ thống. Quy trình đánh giá được số hóa hoàn toàn, từ việc thiết lập mục tiêu, đánh giá định kỳ đến review 360 độ.
Hệ thống sử dụng AI để phân tích dữ liệu hiệu suất, từ đó đề xuất các kế hoạch phát triển cá nhân phù hợp.
Đặc biệt, tính năng theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu realtime giúp quản lý và nhân viên có thể điều chỉnh kịp thời, đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
Quản lý đào tạo và phát triển
Tính năng này giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống đào tạo toàn diện. Từ việc xác định nhu cầu đào tạo dựa trên kết quả đánh giá hiệu suất, lên kế hoạch đào tạo chi tiết đến theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả sau đào tạo.
Hệ thống cung cấp nền tảng học tập trực tuyến (LMS) tích hợp, cho phép nhân viên tự học theo tiến độ của mình. Các khóa học được cá nhân hóa dựa trên vị trí công việc và mục tiêu phát triển của từng người.
Phân tích và báo cáo nhân sự
Module này cung cấp công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ, giúp chuyển đổi dữ liệu thô thành insights có giá trị. Hệ thống tạo ra các dashboard trực quan, báo cáo chi tiết về nhiều khía cạnh như biến động nhân sự, chi phí nhân sự, hiệu suất làm việc, ROI đào tạo.
Đặc biệt, tính năng dự báo xu hướng sử dụng AI giúp doanh nghiệp dự đoán được các vấn đề tiềm ẩn như nguy cơ nghỉ việc, nhu cầu tuyển dụng trong tương lai.
Phân loại phần mềm HRM
Phần mềm HRM được chia thành ba loại chính dựa trên cách triển khai và sử dụng: On-premise, Cloud-based, và Open source. Mỗi loại có những đặc điểm riêng biệt, phù hợp với các nhu cầu và quy mô khác nhau của doanh nghiệp:
| Loại phần mềm HRM | Đặc điểm chính | Ưu điểm | Nhược điểm |
| On-premise | Cài đặt trên hệ thống nội bộ của doanh nghiệp. | – Kiểm soát dữ liệu tuyệt đối. – Bảo mật cao. – Không phụ thuộc vào kết nối internet. | – Chi phí ban đầu cao, mất chi phí bảo trì và hỗ trợ khách hàng hàng năm – Khó mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. – Cần đội ngũ IT chuyên biệt. |
| Cloud-based | Hoạt động trên nền tảng đám mây, truy cập dễ dàng từ bất kỳ đâu có internet. | – Dễ mở rộng.- Tiết kiệm chi phí ban đầu. – Cập nhật tự động. – Triển khai nhanh. | – Phụ thuộc vào kết nối internet. |
| Open source | Mã nguồn mở, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp. | – Tiết kiệm chi phí bản quyền. – Linh hoạt trong tùy chỉnh. – Được cộng đồng hỗ trợ. | – Yêu cầu đội ngũ kỹ thuật mạnh. – Có thể thiếu hỗ trợ chính thức từ nhà cung cấp. – Rủi ro bảo mật. |
Những loại phần mềm HRM phổ biến
Zoho People
Zoho People là giải pháp phần mềm HRM phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, offering một gói dịch vụ toàn diện với chi phí hợp lý.
Hệ thống nổi bật với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và khả năng tích hợp seamless với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Zoho.
Zoho People cung cấp các tính năng quản lý cơ bản như chấm công, quản lý nghỉ phép, đánh giá hiệu suất và quản lý hồ sơ nhân viên.
Điểm mạnh là khả năng customization linh hoạt và hỗ trợ đa ngôn ngữ, phù hợp với các doanh nghiệp đa văn hóa.
SAP SuccessFactors
SAP SuccessFactors là một trong những giải pháp HRM hàng đầu thế giới, được tin dùng bởi các tập đoàn đa quốc gia. Nền tảng này nổi bật với khả năng tích hợp toàn diện các module quản lý nhân sự, từ tuyển dụng đến đánh giá hiệu suất.
Điểm mạnh của SAP SuccessFactors là khả năng tùy biến cao, phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp và thị trường. Hệ thống cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu tiên tiến, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên số liệu chính xác. Tuy nhiên, chi phí triển khai khá cao và đòi hỏi thời gian đào tạo người dùng đáng kể.
Oracle HCM
Oracle human capital management (HCM) là giải pháp enterprise-level với độ bảo mật cao và khả năng xử lý dữ liệu lớn. Nền tảng này nổi bật với các tính năng quản lý talent management tiên tiến, hệ thống báo cáo chi tiết và khả năng tích hợp với các hệ thống Oracle khác.
Oracle HCM đặc biệt phù hợp với các tổ chức lớn cần quản lý nhân sự trên quy mô toàn cầu. Hệ thống cung cấp các công cụ phân tích predictive giúp dự đoán xu hướng nhân sự và đưa ra các quyết định chiến lược.
Khi so sánh các giải pháp HRM, doanh nghiệp cần cân nhắc nhiều yếu tố như quy mô tổ chức, ngân sách, yêu cầu tính năng và khả năng mở rộng.
SAP SuccessFactors thích hợp cho doanh nghiệp lớn với nhu cầu quản lý phức tạp, trong khi Zoho People phù hợp với SMEs cần giải pháp cost-effective. Oracle HCM định vị ở phân khúc cao cấp với các tính năng enterprise-grade. Việc lựa chọn cần dựa trên ROI dài hạn và khả năng đáp ứng mục tiêu phát triển của tổ chức.
Chi phí triển khai phần mềm HRM
Chi phí triển khai phần mềm HRM phụ thuộc vào loại phần mềm, quy mô doanh nghiệp, và tính năng yêu cầu. Dưới đây là các yếu tố ảnh hưởng:
Chi phí bản quyền: Cloud-based thường tính phí theo số lượng nhân viên/tháng, trong khi On-premise cần chi phí trả trước cao hơn.
Chi phí triển khai: Bao gồm phí cài đặt, tùy chỉnh, và đào tạo.
Chi phí bảo trì: Đối với On-premise, cần tính thêm chi phí bảo trì hệ thống định kỳ.
Chi phí nâng cấp: Các tính năng mới hoặc mở rộng số lượng người dùng sẽ yêu cầu thêm phí.
Phần mềm HRM không chỉ là công cụ quản lý nhân sự mà còn là nền tảng chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao trải nghiệm nhân viên, và ra quyết định dựa trên dữ liệu. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, việc lựa chọn phần mềm HRM phù hợp sẽ mang lại lợi ích to lớn, giúp doanh nghiệp thích nghi và phát triển bền vững trong tương lai.
